Las 8 disciplinas

Las 8D´s también son conocidas como las 8 disciplinas, es una herramienta que permite realizar un análisis para identificar la causa raíz de un problema y determinar las acciones de contención, correctivas y preventivas para evitar que el problema se presente nuevamente en la operación. 

Esta herramienta se desarrolló por la compañía Ford, en su inicio fue conocida como TOPS (Team Oriented Problem Solving- Equipo Orientado a la Resolución de Problemas) con la finalidad de contrarrestar una presencia repetitiva de problemas en la operación dentro de la organización teniendo un enfoque en los equipos multidisciplinarios.

Las 8D´s están conformadas por una seria de pasos (8 pasos) que el equipo multidisciplinario debe seguir para poder lograr la identificación de la causa raíz y la determinación de las acciones para contrarrestarlo.

¿Cuándo se deben utilizar las 8D’s?

Las 8D´s se utilizan cuando:

• Cuando el problema excede la habilidad de una persona.
• Cuando se desconoce la causa raíz del problema.
• Cuando existe un problema de calidad o en algún otro procesos dentro de la organización.
• Cuando el problema involucra a diferentes procesos (producción, almacén, compras, recursos humanos, diseño y desarrollo, ventas, etc.).

¿Cuándo no se deben utilizar las 8D’s?

• Cuando no se tiene el tiempo, recursos y autoridad.
• Cuando el equipo multidisciplinario no está conformado por al menos 4 personas de diferentes áreas.
• Cuando se desconoce realmente cual es el problema que se presenta en la operación.

¿Cuáles son las ventajas de la herramienta 8D´s?

• Mejora la comunicación entre diferentes áreas de la organización.
• Permite la resolución de problemas a través de un equipo multidisciplinario y no de forma individual.
• Minimiza el tiempo de reacción para la soluciones al problema.
• Define las soluciones al problema de una manera estructurada.
• Mejora el seguimiento a los compromisos realizados por cada integrante del equipo multidisciplinario.

¿Cuáles son los pasos de las 8D´s?

D1 INTEGRAR EL EQUIPO

Integra un equipo multidisciplinario que se encuentra conformado por el personal involucrado o relacionado con el problema, además, que cuente con los conocimientos, habilidades, experiencia para dar solución al problema presentado. Existe una estructura dentro del equipo multidisciplinario, el que coordina las 8D´s a lo largo de todas las disciplinas, el que entiende la problemática, el que conócela historia del problema, producto y proceso, etc.

D2 DEFINIR EL PROBLEMA

Describe claramente el problema de tal forma que permita entender realmente lo que sucedió.

D3 APLICAR Y VERIFICAR MEDIDAS DE CONTENCIÓN

Antes de identificar la causa raíz del problema y definir las acciones correctivas permanentes es necesario establecer acciones inmediatas para contrarrestar el problema de manera momentánea. Ésta no es la solución final al problema, sino permite controlarlo hasta identificar realmente cual es la verdadera causa del problema.

D4 IDENTIFICAR CAUSA RAÍZ

Se puede considerar que es una de las etapas críticas del análisis ya que a partir de aquí se determinan las acciones correctivas permanentes, sino se identifica adecuadamente la causa raíz entonces las acciones que se establezcan no serán efectivas. Existen diferentes técnicas que permiten identificar la causa raíz del problema como:

D5 DETERMINAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS

Una vez identificada la(s) causa(s) raíz se definen las acciones correctivas permanentes que permitirán atacar el problema de manera directa. Las acciones correctivas deben ser:

D6 IMPLEMENTAR Y MONITOREAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS

Se deben de implementar las acciones determinadas en las fechas y formas establecidas. Las acciones correctivas deben de verificarse para determinar si han sido efectivas y el problema no persiste.

D7 DETERMINACIÓN DE ACCIONES DE PREVENCIÓN

Es necesario que se establezcan acciones para prevenir la recurrencia del problema. En esta sección se requiere estandarizar las actividades y se difunda en toda la organización el conocimiento obtenido como resultado de la solución al problema.

D8 CERRAR Y RECONOCER AL EQUIPO

Una vez completadas las anteriores secciones debemos revisar si las acciones de contención, correctivas y preventivas han sido efectivas y el problema no se ha presentado nuevamente, este caso se puede cerrar satisfactoriamente el análisis, en caso de que el problema persista, se debe revisar si la causa raíz identificada o las acciones determinadas no fueron bien encaminadas y se deben de plantear nuevamente. Se debe reconocer al equipo multidisciplinario por el esfuerzo realizado en el análisis, si esto no se hace es posible que en la siguiente ocasión la personal se rehúse a participar.

Recomendaciones

• Todo este proceso es documentado en algún registro o formato definido por la organización.
• Debes mantener evidencia de la implementación de cada una de las acciones comprometidas (contención, correctiva y preventiva).
• Documenta un procedimiento que contemple cada una de las D´s para estandarizar las actividades.
• La verificación de las acciones de las acciones de contención pueden ser después de una semana de implementadas las acciones.
• La verificación de las acciones correctivas y preventivas pueden ser después de 3 meses de implementadas las acciones, esto con el fin de tener el tiempo para evaluar su efectividad.